Der digitale Arbeitsplatz

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Intelligent Workplaces für aktive & flexible Mitarbeiter

Der Faktor Mensch gilt in einem „New Workplace“-Projekt als der größte Treiber – aber auch als das größte Hindernis. In fast jedem zweiten Unternehmen steht die eigene Firmenkultur im Weg, in fast jedem vierten mangelt es an Fachkräften, bei 13 Prozent der Firmen sind es die fehlenden Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter.

Eine besondere Rolle bei der Entwicklung neuer Arbeitsweisen spielen dabei die Fachbereichsleiter – sie können den Business-Nutzen festlegen, das gewünschte Ergebnis von Arbeitsprozessen bestimmen und die Metriken für die Bemessung des Erfolgs benennen. Ohne deren Einbeziehung wird es nicht möglich sein, die Tragweite der nötigen Veränderungen komplett zu definieren.

Funktionalität der Endgeräte

Das Anforderungsprofil zur Ausstattung eines digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft wird durch die Funktionalitäten der Endgeräte definiert. Es geht zum einen darum, mobile Endgeräte wie Notebooks, Tablets und Smartphones ebenso zu unterstützen, wie es bei den Desktop-Systemen der Fall ist. Hierbei sind bessere Anzeigesubsysteme einzubeziehen:

Dazu gehören drahtlos angebundene Projektoren, großflächige Anzeigen und Tools im Bereich der Augmented Reality (AR) oder Virtual Reality (VR) – etwa VR-Brillen oder „Smart Glasses“.

Themen im Überblick

Das müssen Mitarbeiter wissen

Wer für den Workplace der Zukunft in seinem Unternehmen zuständig ist und glaubt, das sei eine rein technische Aufgabe, der irrt. Diese Herausforderung ist nur dann adäquat lösbar, wenn der Mitarbeiter mindestens genauso viel Aufmerksamkeit bekommt wie die technische Ausstattung. Diese Einschätzung stammt von den Marktforschern der Gartner Group. Deren Untersuchungen belegen, dass das Geheimnis der digitalen Transformation nicht bei der Hardware oder Software zu suchen ist, sondern in erster Linie beim Menschen.

Diese Erkenntnis bezieht sich nicht nur auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft, sondern betrifft die komplette digitale Transformation bei Anwenderunternehmen. Es geht laut Gartner dabei immer um die Punkte: „Fachkräfte, Personal, Kultur sowie Fähigkeiten“.

Technologie plus Organisation zählen

Einige Pragmatiker in den IT-Abteilungen der Unternehmen sind der Meinung, dass das Einführen von Microsoft Office 365 bereits den Arbeitsplatz der Zukunft darstellt. Doch das ist keineswegs der Fall – bei New Workplace-Projekten handelt es sich um eine der anspruchsvollsten Aufgaben der IT in den nächsten Jahren. Dabei gilt es über den eigenen Tellerrand hinauszuschauen.

Quelle: Pixabay
Initiativen zur Gestaltung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes sollten nicht als reine IT-Projekte behandelt werden. Wer solche Vorhaben nur als eine Serie technischer Rollouts sieht, dem fehlen Faktoren wie das Engagement der Mitarbeiter und die damit verbundene Firmenkultur in der Gleichung. Ohne diese ist aber der Erfolg von Workplace-Projekten nicht denkbar.

Mitarbeiter sind technisch stärker gefordert

Einer Gartner-Studie zufolge ist der Faktor Mensch sowohl der vehementeste Treiber als auch das größte Hindernis der Digitalisierung. In nahezu jedem zweiten Unternehmen steht die eigene Firmenkultur im Weg, in fast jedem vierten mangelt es an Fachkräften, bei 13 Prozent der Firmen sind es die fehlenden Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Daraus resultierend und noch schwerwiegender ist die Tatsache, dass laut Studie nur 13 Prozent der Belegschaft in den befragten Unternehmen wirklich engagiert sind, der Rest läuft einfach nur so mit.

Eine besondere Rolle bei der Entwicklung neuer Arbeitsweisen spielen dabei die Fachbereichsleiter. Das sind die Personen, die den Business-Nutzen definieren können, die das gewünschte Ergebnis von Arbeitsprozessen bestimmen und die Metriken benennen, nach welchen der Erfolg bemessen wird. Ohne Einbeziehung der Abteilungsleiter wird es nicht möglich sein, die Tragweite der nötigen Veränderungen komplett zu definieren.

Funktionalität der Endgeräte

Das Anforderungsprofil zur Ausstattung eines digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft wird durch die Funktionalitäten der Endgeräte definiert. Es geht zum einen darum, mobile Endgeräte wie Notebooks, Tablets und Smartphones ebenso zu unterstützen, wie es bei den Desktop-Systemen der Fall ist. Hierbei sind bessere Anzeigesubsysteme einzubeziehen: Dazu gehören drahtlos angebundene Projektoren und großflächige Anzeigen, aber auch Tools im Bereich der Augmented Reality (AR) oder Virtual Reality (VR): Beispiele sind VR-Brillen oder auch die „Smart Glasses“.
Quelle: Pixabay

Zum anderen sind diese Endgeräte lediglich die Einheiten, über die Anwender die zugehörigen Services konsumieren. Dies umfasst den transparenten Zugriff auf die verschiedenen Datenbestände, am besten garniert mit einer gemeinsamen Datenanalyse-Plattform, sowie Produktivitäts– und Kollaborations-Werkzeuge – wie sie im Rahmen von Office 365 oder den entsprechenden Angeboten von Google bereitgestellt werden. Sie enthalten moderne Kommunikationsformen: Telefonie, Video-Conferencing, Chat– und Messenger-Funktionalität. Aber auch den Zugriff auf sichere Datenaustauschplattformen, die in geschützten Clouds liegen.

Zugriff auf Dienste und Daten

Diese Dienste und Daten stehen im Idealfall jedem Benutzer, der sich über das Internet mit dem Unternehmen sicher verbinden kann, zur Verfügung – egal über welches Endgerät und welche Netzwerkanbindung er Zugriff auf die Dienste bzw. auf die Applikationen des Unternehmens bekommt.

Im Bereich der Systemverwaltung sollte das Device Management alle Geräte umfassend und sicher verwalten können. Das hört sich fast schon lapidar an, doch allein das Attribut „sicher“ verlangt nach vielschichtigen Vorkehrungen, die alle in einem sinnvollen Kontext abgebildet werden müssen.

Management Summary: Der digitale Arbeitsplatz

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Mitarbeitererfahrung: Bedeutung und Förderungsmaßnahmen

Interdisziplinäre Teams

Die Marktforscher von Gartner haben festgestellt, dass Unternehmen, die in ihrer digitalen Transformation weit fortgeschritten sind, einen Verantwortlichen für die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes benannt haben. Diese besonderen Mitarbeiter würden – so die Studie – ihre Aufmerksamkeit von der reinen Technik hin zu nutzerorientierten Konzepten richten.

Teil ihrer Aufgabe sei auch, interdisziplinäre Teams mit Kollegen aus allen betroffenen Abteilungen zusammenzustellen, um gemeinsam mit ihnen die Arbeitsweisen und Arbeitsplätze der Zukunft zu erarbeiten. Außer der IT und den Mitarbeitern der Fachbereiche würden häufig auch die Personalabteilung und die für die Räumlichkeiten verantwortlichen Manager solchen Teams angehören.

Des Weiteren sollten die IT-Leiter berücksichtigen, dass die Mitarbeiter im Verlauf eines Future Workplace-Projekts sehr viel dazulernen und darauf achten müssen, wie genau sie am besten lernen können. In speziellen Umfragen wurde von Gartner ermittelt, dass die meisten Mitarbeiter in hohem Maße über den Dialog mit anderen Kollegen lernen. Zudem besteht die Erwartungshaltung, sich überwiegend außerhalb von Schulungskursen Wissen anzueignen und vor allem zum Zeitpunkt, an dem die benötigten Kenntnisse von ihnen gefordert sind – und nicht sechs Monate davor oder danach.

Sensibilisierung der Mitarbeiter durch Security Awareness-Programme

Einhergehend mit zunehmender Funktionalität und steigender Vernetzungskomplexität muss der Faktor Mensch in die Konzeption eines Future Workplace einbezogen werden. Dazu sollten die Verantwortlichen ein sicherheitsbasiertes Denken und entsprechende Werte in das Gefüge der Firmenkultur einbinden. Nur so lassen sich die nötigen Ziele im Bereich des Sicherheitsbewusstseins – auch als Security Awareness bezeichnet – erreichen.

Kein Unternehmen agiert heutzutage in einer unregulierten Umgebung. Es gilt die verschiedenen Vorgaben und Regularien zu beachten – vor allem, wenn es um die Sicherheit des Unternehmens sowie der IT-Umgebung geht. Hier sollten Organisationen darauf achten, eine starke und nachhaltige Sicherheitskultur aufzubauen.

Wissen, woher du kommst und wohin du gehst

Der Schlüssel zur erfolgreichen Einbindung der Sicherheits– in die Unternehmenskultur besteht darin, ein Richtlinienwerk zu nutzen. Es sollte sicherstellen, dass man sich den Dingen strukturiert nähert, anstatt die einzelnen Bestandteile einfach zusammenzustellen. Besonders in großen, weltweit tätigen Unternehmen ist es wichtig, eine Reihe von Interviews oder schnellen Umfragen durchzuführen.

So kann man nachvollziehen, wie verschiedene Abteilungen und Führungskräfte das Thema Sicherheit sehen, wie sie Richtlinien und Best Practices verstehen und was sie wirklich für wichtig erachten. Die Ergebnisse werden aufdecken, ob die Schlüsselpersonen sich untereinander einig sind und ob es einige politische oder logistische Hindernisse gibt, die Unternehmen bei der Erstellung eines Umsetzungsplans überwinden müssen.

Sicherheitsbewusstsein mit Hilfe der Unternehmenskultur überprüfen

Obwohl Organisations- und Sicherheitskultur nicht dasselbe sind, sollten sie eng miteinander verbunden sein. Um Klarheit zu schaffen: Bei Organisationskultur handelt es sich um die Summe der unterbewussten Verhaltensweisen, die Menschen aufgrund früherer Erfolge und kollektiver Überzeugungen kontinuierlich wiederholen. Es ist nicht die Summe von Rollen, Prozessen und Messungen. Ebenso ist die Sicherheitskultur nicht (nur) mit „Bewusstsein“ und „Training“ verbunden; sie ist auch die Summe der unbewussten Verhaltensweisen, die Menschen aufgrund früherer Erfahrungen und kollektiv gehaltener Überzeugungen wiederholen.

Während Kultur geteilt, gelernt und angepasst wird, kann sie genauso beeinflusst werden. Es braucht eine Gruppenarbeitskollektivität, beginnend mit den verantwortlichen Abteilungsleitern. Die bestehende Kultur muss der Treiber sein, um Veränderungen und Verhaltensweisen rund um die Sicherheitskultur zu beeinflussen.

Quelle: Pixabay

Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Marketing-Organisation hat, die bei der internen Kommunikation hilft, dann muss diese verstehen, wie sie die Kommunikationsmethoden, Formate und das Branding nutzt. Sie müssen dies tun, damit „ihre“ Kommunikation mit der etablierten Stimme bzw. dem Ton des Unternehmens spricht; auf diese Weise werden sie nicht als unzusammenhängend und (vor allem) irrelevant angesehen.

Die Abteilungsleiter müssen auch eine Vorstellung davon bekommen, wo es bereichsspezifische, abteilungsbezogene und regionale Nuancen gibt und wie in diesen verschiedenen Segmenten innerhalb der spezifischen kulturellen Rahmenbedingungen gearbeitet wird. Um die Dinge einfacher und effizienter zu gestalten, müssen sie wissen, welche Kommunikationskanäle im Unternehmen vorhanden sind, damit diese mit Plug-Ins ergänzt werden können (z.B. bestehende Meetings, Executive Videos, etc.).

Prinzipien des Verhaltensmanagements gestalten gute Sicherheitshygiene

Es gibt Abteilungsleiter, die zu sagen pflegen: „Nur weil du es weißt, bedeutet das nicht, dass es dich interessiert!“ Das bedeutet in letzter Konsequenz, dass Security Awareness und Sicherheitsverhalten nicht dasselbe sind. Das Security Awareness-Programm sollte sich nicht nur auf die Bereitstellung von Informationen konzentrieren. Es gibt viele Dinge, die den Menschen bewusst sind, aber vielleicht einfach nicht wichtig sind – es geht vielmehr darum, die Individuen dazu zu bringen, sich zu kümmern.

Falls sich das Security Awareness-Programm auf die Reduzierung des Gesamtrisikos von menschenbezogenen Sicherheitsvorfällen im Unternehmen konzentriert, sind diese Verhaltensmanagementpraktiken einzuführen. Die Verantwortlichen müssen ansprechende Erlebnisse für die Benutzer schaffen, um bestimmte Verhaltensweisen zu fördern.

Simulierte Phishing-Plattformen sind ein gutes Beispiel für ein Sicherheitskulturprogramm. Sie destillieren einige der Grundlagen des Verhaltensmanagements zu einer einfach zu implementierenden Plattform, mit der Security Awareness-Trainer simulierte Social Engineering-Angriffe an die Benutzer senden und dann sofort korrigierende und rehabilitative Maßnahmen einleiten können, wenn der Benutzer Opfer des simulierten Angriffs wird. Wer dies häufig tut, wird eine dramatische Verhaltensänderung feststellen.

Denke realistisch über das Kurzfristige und optimistisch über das Langfristige nach

Security Awareness-Trainer müssen realistische Optimisten in ihrem Unternehmen sein, die ihren Platz und ihren Einflussbereich kennen und daran denken, dass die Kultur ganz oben beginnt. Sie müssen die Grundlagen ihrer Kultur verstehen und dann eine maßgeschneiderte Roadmap für das Sicherheitskulturmanagement erstellen. Dazu müssen sie vier Bereiche auswerten:

  • Wie wir uns engagieren“ konzentriert sich darauf, wie Menschen intern und mit externen Interessengruppen zusammenarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen.
  • Wie wir Entscheidungen treffen“ beschreibt den allgemeinen Führungsstil und wie sich dies auf die Ergebnisse der Organisationskultur auswirkt.
  • Wie wir arbeiten“ definiert den Arbeitsstil von Teams, wie Lösungen erarbeitet und Probleme gelöst werden, was sich auf die organisatorischen Ergebnisse auswirkt.
  • Wie wir messen“ beschreibt Kennzahlen zur Unternehmensleistung und wie sie sich auf die Unternehmensleistung auswirken.
Durch das Verständnis dieser vier Attribute der Unternehmenskultur können Sicherheitsverantwortliche und Unternehmensführer fundierte Entscheidungen treffen, wenn sie versuchen, Kulturen zu verändern und die allgemeine Verteidigung eines Unternehmens zu verbessern.

Leistungsfähigkeit, Einfachheit, Einheitlichkeit, Sicherheit

Datenzugriff unabhängig von Uhrzeit, Aufenthaltsort und Endgerät

Die Anwender fordern Flexibilität ein; die Unternehmen benötigen eine hohe Sicherheit, wenn es um den Zugriff auf die Unternehmensdaten geht. Damit der Zugriff auf die Daten nicht mehr stationär – also im Unternehmensnetzwerk – erfolgen muss, gehen die meisten Unternehmen dazu über, die Daten anderweitig abzulegen. Sie werden via E-Mail oder ftp versendet, sie liegen auf USB-Sticks oder externen Festplatten.

Doch all diesen Methoden fehlt ein Mindestmaß an Sicherheit. Die Daten sind üblicherweise nicht verschlüsselt, und niemand weiß, seit wann sie mit wem geteilt werden. Hier kommen File Sharing-Tools ins Spiel. Sie bieten Schutz vor diversen Angriffsszenarien und helfen bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben.

Datenmengen wachsen massiv

Die Erwartungen von Anwendern, große Datenmengen flexibel tauschen zu können, steigen in gleichem Maße wie das Volumen der zu tauschenden Daten. Im privaten Umfeld sind Lösungen wie Dropbox, iCloud oder Onedrive etabliert. Die mit einem derartigen Datenaustausch entstehenden Sicherheitsrisiken lassen allerdings im professionellen Umfeld die IT-Administratoren in den Unternehmen die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. Benötigt wird eine Generation von File Sharing-Lösungen, die sich am Bedarf von Unternehmen ausrichten.

Generell müssen Organisationen ihren Mitarbeitern jederzeit den Zugriff auf ihre Daten und Anwendungen ermöglichen, egal welches Endgerät dabei zum Einsatz kommt. Dies ist eine Grundforderung eines jeden Business Continuity-Konzepts. Die jeweiligen IT-Verantwortlichen sind daher auf flexible Möglichkeiten der Datenspeicherung angewiesen – egal ob im Rechenzentrum, in der Cloud oder einer Mischform, dem hybriden Modell.

Dabei kommt dem Thema Sicherheit – sowohl was den Verlust von Daten, als auch deren unbefugte Nutzung betrifft – eine hohe Bedeutung zu. Ein sicherer, unternehmensweiter Dateisynchronisations- und Sharing-Service ist der beste Weg, um die Anforderungen der Anwender zu erfüllen und die Bedenken der Administratoren zu zerstreuen.

Kollaboration in Teams

Dabei ist die Möglichkeit, Dokumente sicher zu teilen, sie einzeln oder in der Gruppe zu bearbeiten, nur der erste Schritt. Gesucht wird ein kollaborativer Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter, Partner und Kunden Zugriff auf synchronisierte Daten und Dokumente haben. Im Grunde geht es sogar darum, einen Workflow für Dokumente zu generieren sowie Routineabläufe und Genehmigungsprozeduren zu automatisieren. Benötigt werden Lösungen für die Synchronisierung von Dateien und deren Austausch. Das sind vor allem Lösungen, die dem Anwender auch ohne die Notwendigkeit, Daten zu übertragen, von überall den sicheren Zugriff auf Netzwerklaufwerke ermöglichen.

Um einen Orts- und Endgeräte-unabhängigen Zugriff zu erlauben, setzen Hersteller – wie Citrix mit dem Sharefile-Ansatz – auf mobile Apps, die auf den Sharefile-Dienst zugreifen. Dabei kommunizieren die Clients sowohl mit der Kontrollebene als auch mit der Speicherebene. Die Kontrollebene ist für das Web-Anwendungsmanagement, die Updates und die Berichterstellung zuständig. In den „Storage Zones“ werden Daten in Amazon-Web-Services-Rechenzentren rund um die Welt gehostet. Ein Anwenderunternehmen kann die Daten allerdings auch im eigenen Rechenzentrum speichern, um speziellen Anforderungen an Datenhoheit und Compliance zu genügen.

Teilen benötigt Sicherheit

Bei der Entwicklung von Datei-Sharing-Diensten sollte das Thema Sicherheit ganz weit oben auf der Prioritätenliste rangieren. Auf Basis von etablierten Protokollen und Algorithmen zur Verschlüsselung gilt es, Dateien während der Übertragung und nach ihrer Speicherung zu schützen. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die Möglichkeit, jede Datei mit einem eigenen Passwort-Schutz zu versehen. Administratoren wissen damit stets, wer wann und wie oft auf bestimmte Daten zugreift, und können die Zugriffsberechtigung nach ihren Vorgaben erstellen.

In einer für Unternehmen geeigneten Lösung sollte sich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen lassen. Dabei kann es sich beispielsweise um einen via SMS verschickten Verifizierungscode handeln, der gemeinsam mit Nutzernamen und Passwort funktioniert. Für ein hohes Maß an Sicherheit sorgen auch voreingestellte, personalisierte Zeitlimits für Sitzungen sowie Kombinationen mit Kontosperrschwellen, die Anwender automatisch ausloggen.

Die Flexibilität einer Datei-Sharing-Lösung betrifft nicht nur die nutzbaren Endgeräte. Sie gilt auch bezüglich der digitalen Unterschrift und dem Versenden von Daten direkt aus der Cloud. Dabei sollte der Anwender zu jeder Zeit über alle Aktivitäten auf seinem Account informiert sein – und er sollte seinen Account über E-Mail-Benachrichtigungen verfolgen können.

Flexibles Zusammenarbeiten

In Sachen Zusammenarbeit verschiedener Anwendergruppen ist ein weiteres Feld für die Flexibilität zu nennen. Selbst umfangreiche Dateien sollte die Lösung senden und empfangen können. Wichtig ist dabei auch die Integration in Software anderer Anbieter – wie etwa in Produktivitäts-Tools wie Office 365. Bei der Bearbeitung von Dokumenten muss man die Lösung nicht verlassen oder Daten nicht in andere Anwendungen importieren. Das sorgt für mehr Datensicherheit.

Der Sicherheit dient auch die Funktionalität, dass für über die Datei-Sharing-Lösung versendete Daten Gastzugänge erstellt und Links in ihrer Gültigkeit (Anzahl Downloads, Zeit) beschränkt werden können. Speziell bei einer Lösung wie Citrix Content Collaboration (ehemals Sharefile) lassen sich über das ICAP-Protokoll zudem Antiviren-Software und Data Loss Prävention-Funktionalitäten anbinden, um Dateien automatisiert zu kategorisieren und zu scannen. Über die so genannten Storage Zone Connectors von Citrix Content Collaboration können in Unternehmen existierende Lösungen in das System integriert werden – das führt letztendlich zu einer Konsolidierung der IT-Umgebung.

Quelle: Citrix

Ein Tool wie Citrix Content Collaboration sollte zu den Anforderungen und Anwendungszwecken unterschiedlicher Branchen passen, inklusive eventuell zu berücksichtigenden Rechtsvorschriften. Daher sind spezielle, vordefinierte Lösungen für Unternehmen der Finanzwirtschaft – mit eigens angepasster Dateiversionierung und entsprechenden Aufbewahrungsplichten – gefragt. Oder komplett für Branchen angepasste Versionen wie zum Beispiel „Citrix Content Collaboration Cloud for Healthcare“, eine adaptierte Lösung für die Pharmaindustrie.

Automation optimiert die Abläufe

Um manuelle Prozesse teilweise oder ganz zu automatisieren, sind auch Funktionalitäten im Bereich Workflow und Automation nötig – das alles mit der Vorgabe, Kontrollmechanismen in Bezug auf Sicherheit und Compliance zu wahren. Speziell für multinational aufgestellte Konzerne ist es wichtig, den Versand von Dokumenten per Mail zu minimieren und so das Risiko von Datenverlusten zu reduzieren.

Eine funktionale Lösung muss ebenfalls mit den wichtigsten DLP-Systemen (Data Loss Protection) kompatibel sein. Mit eleganten Lösungen ist es sogar möglich, Dateien und Daten auf verloren gegangenen oder gestohlenen Endgeräten per Remote-Zugriff zu löschen.

Abläufe optimieren: Kollaboration in dezentralen Teams

Der Begriff der digitalen Arbeit steht für die Möglichkeit, räumlich unabhängig zu arbeiten, und wenn die Voraussetzungen dafür vom Arbeitgeber richtig gesetzt werden, wird sie viele Vorteile für alle Beteiligten bringen.

Für viele Mitarbeiter hat die Ära der dezentralen Arbeit bereits begonnen – Krisen wie die Corona-Virus-Pandemie haben daran einen großen Anteil.

Nur mit Hilfe der Home Office-Technologie lässt sich bei den betroffenen Unternehmen der Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten. Damit es mit einer derartigen Zusammenarbeit klappt, sollten für alle Involvierten dieselben Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu gehören eine schnelle Internet-Verbindung, die auch Videokonferenzen problemlos handhaben kann, sowie eine gut eingerichtete Arbeitsumgebung mit Schreibtisch und ebenso guter Kamera, Mikrofon und Beleuchtung. Hinzu kommen feste Kernarbeitszeiten, zu denen möglichst alle Team-Mitglieder erreichbar sind – idealerweise in einem verteilten Kalender für alle Teammitglieder einsehbar.

Werkzeuge müssen passen

Die zweite Voraussetzung sind die richtigen Werkzeuge, über die eine Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit möglich sind. Chat-Tools ersetzen im Tagesgeschäft das persönliche Gespräch. Für die zusätzlich nötigen „Live-Gespräche“ sollte am besten die Möglichkeit von Video-Telefonie und Videokonferenzen gegeben sein. Sie ist zugleich Voraussetzung für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Plänen, die über entsprechende Plattformen gegeben sein sollte. Ist das der Fall, wird der eigene Computer zum Ersatz für die Büroumgebung.

Dezentrale Arbeit setzt allerdings auch eine Kultur voraus, die den modernen Arbeitsbedingungen gerecht wird. Dazu haben sich drei Säulen als wichtig herausgestellt: Vertrauen, Verbundenheit und Empathie. Für den Aufbau von gegenseitigem Vertrauen haben sich verschiedene Maßnahmen bewährt.

  • Die Auswahl der richtigen Leute: Wenn ein Team-Mitglied ein grundsätzliches Problem mit der dezentralen Arbeit hat, landet er/sie schnell im Abseits.
  • Die Fokussierung auf das Ergebnis statt auf Präsenz und ziellose Aktivität bringt das gesamte Team weiter und sollte auch für jeden Einzelnen im Mittelpunkt stehen.
  • Eine gute Team-Leitung und richtiges Management sind für dezentrale Teams genauso wichtig wie für Teams, die im selben Büro zusammensitzen. Deshalb sollten auch übergeordnete Manager für die Team-Mitglieder sichtbar und auf demselben Weg erreichbar sein.
  • Transparenz in der Kommunikation macht Entscheidungen innerhalb des Teams und an übergeordneter Stelle mit Team-Mitgliedern nachvollziehbar und liefert den Kontext für das erwartete Ergebnis.

Verbundenheit und Empathie werden mit einer ganzen Reihe von Maßnahmen erreicht.

  • Zu Beginn steht das „Onboarding“, die Einführung neuer Mitglieder in das Team und den Gepflogenheiten der gemeinsamen Arbeit.
  • Regelmäßige Gruppengespräche und Abstimmungen sorgen für Transparenz und klare Ansagen. Agile Teams stimmen sich in der Regel täglich als Gruppe ab.
  • Echte Zusammenkünfte, an denen nicht nur gearbeitet oder nur über die Arbeit gesprochen wird, schaffen persönliche Beziehungen und fördern die gegenseitige Hilfsbereitschaft und den Teamgeist.

Zu guter Letzt empfiehlt es sich, die Leitlinien und Grundsätze eines Unternehmens für dezentrale Teams besonders hervorzuheben und präsent zu machen. Transparenz, Teamwork und Kundenorientierung wären zum Beispiel Prinzipien, für die sich jedes Unternehmen – und damit auch jedes Team – erwärmen können sollte.

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